小さな会社にAI社員を導入してみた｜ChatGPTを業務で使うために作った仕組み

ChatGPTを仕事で使っていますか？

文章作成。
アイデア整理。
調査。
壁打ち。

今では、AIを仕事の補助として使うこと自体は珍しくなくなりました。

私自身も日々の業務の中でChatGPTを活用しています。

しかし、使い続ける中である問題に気付きました。

個人利用のChatGPTと、会社で使うAIは別物だった

個人でChatGPTを使う場合、
「この文章を作って」
「このアイデアについて意見を聞きたい」
と入力すれば答えてくれます。

しかし、会社や事業で使おうとすると別の問題が出てきます。

• 毎回会社の状況を説明する必要がある
• 過去に決めたことを再度伝える必要がある
• 検討途中の案と正式決定事項が混ざる
• AIにどこまで任せるか決める必要がある
• API利用料金も考える必要がある

便利なAIを導入するだけでは、業務で使えるAIにはなりません。

必要だったのは、
AIを賢くすることではなく、AIが仕事に参加できる環境を作ること
でした。

ChatGPTを「相談ツール」から「AI社員」へ

そこで今回、小規模事業の環境で、
Discord × OpenAI API × Google Drive
を利用したAI社員を構築しました。

目指した状態は、
「グループチャットにAIが1人参加している状態」
です。

普段の会話は、人間同士で行います。

そして、

• この件についてどう思う？
• この方向性で問題ない？
• アイデアを整理してほしい

という時だけAIを呼びます。

AIは、それまでの会話や必要な情報をもとに、
情報整理・比較・提案を行います。

 

AI社員で重要だったのは「AIの性能」ではなかった

AI導入というと、
「どのモデルを使うか」
「一番性能の高いAIを選ぶか」
に注目されがちです。

もちろん性能も重要です。

しかし、実際に作って分かったことがあります。

重要だったのは、AIに何を渡すかでした。

過去のチャット全部。
古い資料全部。
検討途中の案全部。

これらをAIへ渡せば賢くなるわけではありません。

古い情報や変更前の内容が混ざると、AIは判断に迷います。

必要だったのは、
AIに全部覚えさせることではなく、必要な時に必要な情報を取りに行ける仕組み
でした。

 

会社の正式情報はGoogle Driveで管理する

今回、会社の正式情報を管理する場所としてGoogle Driveを利用しました。

考え方はシンプルです。

相談
 ↓
必要な情報を確認
 ↓
Google Driveの正式資料を参照
 ↓
AIが整理
 ↓
人間が判断

AI自身を会社の記憶庫にするのではなく、
正式情報を管理する場所と、AIが整理する役割を分けました。

 

AIに会社情報を書き換えさせない理由

AIが便利になるほど、権限管理は重要になります。

例えば、
「AIがそう言ったから変更する」
という運用にすると、誤った情報が正式情報になる可能性があります。

そのため、

相談
 ↓
AIが整理
 ↓
人間が確認
 ↓
正式情報として保存

という流れを残しています。

AIは提案する。
最終判断は人間が行う。

この役割分担が重要でした。

小さな会社だからこそAI社員という選択肢がある

大企業では、大規模なシステムや専門担当者を用意できます。

しかし、小規模事業では、

• 相談相手が足りない
• 情報整理する時間がない
• 判断材料をまとめる時間がない

という問題があります。

AI社員は、人間の代わりではありません。

考える。
整理する。
比較する。
判断材料を作る。

その部分を支える存在です。

実際の構築方法について

今回構築した、
Discord × OpenAI API × Google Drive
によるAI社員システムについては、実装編として別記事で詳しく解説しています。

実装編では、

• Discord Bot構築
• OpenAI API接続
• Google Drive連携
• 会話履歴管理
• Token削減
• 実際に発生したエラー対応

まで、実際に構築できる内容としてまとめています。

▼実装方法はこちら

【NOTEリンク】

まとめ

AIを仕事で活用する時、重要なのは
「AIを導入すること」
ではありません。

重要なのは、
AIが正しく働ける環境を作ること
です。

今回作ったAI社員は、すべての仕事を自動化するものではありません。

必要な時に相談できる。
情報を整理できる。
判断を助けられる。

そんな業務パートナーです。

小さな会社でも、自分たちに合ったAI活用の形を作ることはできます。